ARTICLE 65

Le notaire tient, à peine de sanctions disciplinaires :

1°) le répertoire des actes ;

2°) le livre-journal des espèces ;

3°) le grand livre des espèces ;

4° le registre des frais d’actes ;

5°) un registre spécial des balances trimestrielles ;

6°) un carnet à souches ;

7°) un registre de dépôt de testaments olographes ;

8°) un registre des meubles et immeubles de l’office.

Ces livres sont imprimés conformément à un modèle fixé par arrêté du ministre de la Justice, sur proposition de la Chambre des notaires. Ils sont cotés et paraphés par le président de la juridiction auprès de laquelle la charge de notaire a été créée.

Ils peuvent, en outre, être tenus, à l’exception du répertoire des actes et du registre de dépôt des testaments, par tous moyens informatiques à condition que ceux-ci garantissent le caractère unique et irrévocable des enregistrements.

 

ARTICLE 66

Le répertoire des actes doit porter, outre les mentions prescrites par le code de l’Enregistrement, les indications suivantes :

1°) l’espèce de l’acte, c’est-à-dire la mention qu’il est en minute ou en brevet ;

2°) la somme prêtée, cédée ou transportée s’il s’agit d’obligation, de cession ou de transport.

 

ARTICLE 67

Le livre-journal des espèces doit mentionner jour par jour, par ordre de date, sans blanc, rature, lacune ni transport en marge :

1°) le nom des parties ;

2°) les sommes dont l’office notarial aura été constitué détenteur et leur destination, ainsi que les recettes de toute nature et les sorties de fonds ;

3°) la répartition des opérations d’entrée et de sortie de fonds entre la caisse de l’office et chacun des établissements dépositaires.

Chaque article porte un numéro d’ordre et contient un renvoi au folio du grand livre des espèces où se trouve reportée soit la recette, soit la dépense.

 

ARTICLE 68

Le grand livre des espèces contient le compte de chaque client dressé par relevé de toutes les recettes et de toutes les dépenses effectuées pour lui.

 

ARTICLE 69

Le registre des frais d’actes contient dans l’ordre chronologique, les actes reçus par le notaire sous le nom du client débiteur, le détail des droits, débours, émoluments, frais et honoraires de chaque acte.

 

ARTICLE 70

Le registre spécial des balances trimestrielles présente, sur la même page double, les balances trimestrielles des comptes figurant au grand-livre des espèces faites aux 31 mars, 30 juin,
31 octobre et 31 décembre de l’année en cours.

 

ARTICLE 71

Chaque notaire est tenu, pour toutes les sommes par lui encaissées et valeurs déposées en son étude, de donner un reçu extrait du carnet à souches. Le carnet à souches est composé de trois feuillets comportant les mêmes mentions, de couleurs différentes, autocarbonnés dont les deux premiers sont détachables. Le premier feuillet, de couleur blanche, formant reçu, est remis à la partie versante, le deuxième, de couleur bleue, est classé au dossier et le troisième, de couleur jaune, sert de souche.

Le carnet à souches porte, en imprimé sur les feuillets, des numéros d’ordre. Chaque carnet prend la suite du numérotage du carnet précédent.

Tout versement, à quelque titre et sous quelque forme que ce soit, y est inscrit.

Les feuillets mentionnent les nom, qualité et domicile de la partie versante, la date, la cause, le montant, le mode de paiement et la destination des fonds.

 

ARTICLE 72

Le registre de dépôt des testaments olographes mentionne à la date du dépôt des testaments olographes, les nom, prénoms, profession, domicile et lieu de naissance du déposant.

Ce registre ne fait aucune mention de la teneur du testament déposé.

Si, à l’époque où le notaire a connaissance du décès de la personne dont le testament olographe a été déposé en son étude, aucune partie intéressée ne s’est présentée pour exiger soit la présentation dudit testament au président du tribunal de première instance dans le ressort duquel la succession est ouverte, soit son ouverture, au cas où il est cacheté, le notaire remet lui-même ledit testament au président du tribunal de sa résidence, après en avoir donné avis au ministère public.

 

ARTICLE 73

Le registre des biens meubles et immeubles mentionne :

1°) la description des meubles meublants du matériel de bureau et des immeubles de l’office ;

2°) la date et leur valeur d’acquisition ;

3°) la situation des meubles et leur affectation précisée.

 

ARTICLE 74

La tenue des livres prévus par le présent décret n’est pas exclusive de l’usage de tous autres livres ou documents prescrits par la réglementation en vigueur, notamment en matière fiscale, comptable et sociale.

 

ARTICLE 75

Le ministre de la Justice, le Procureur de la République et la Chambre des notaires sont chargés de vérifier la comptabilité du notaire.

Cette vérification porte sur :

1°) la tenue des livres prévus à l’article 65 du présent décret et la conformité de leurs écritures avec la situation des espèces versées à la Caisse des Dépôts et Consignations ainsi que des espèces, titres et valeurs qu’ils détiennent ;

2°) l’exactitude des décomptes d’émoluments et d’honoraires inscrits sur le registre des frais d’actes, à quelque titre que ce soit;

3°) la tenue du carnet à souches.

 

ARTICLE 76

Le Procureur de la République procède, une fois au moins l’an, à la vérification de chaque office notarial de son ressort.

Le Procureur de la République a le droit de se faire représenter, à l’étude du notaire, les registres de comptabilité, le répertoire et tout document jugé utile à l’exercice des fonctions notariales.

Il peut se faire assister d’un agent de l’administration de l’enregistrement pour la vérification de la comptabilité notariale.

Il appose son visa sur les registres, avec l’indication du jour de la vérification.

Le Procureur de la République transmet, sans délai au procureur général, le compte rendu des opérations constatant pour chaque étude les résultats de la vérification, accompagné d’un avis motivé.